1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données décrit dans cette politique de confidentialité est Panthea Group AG, Industriestrasse 28, 9100 Herisau, Schweiz.
Adresse prévue pour la protection des données: privacy@exita.ch. Ce canal de messagerie sera vérifié techniquement avant le lancement en production; dans l’intervalle, le formulaire de contact est disponible.
2. Principe et champ d’application
Cette politique décrit comment EXITA traite les données personnelles dans le cadre de la prévoyance numérique, de la fonction ICE et de processus de décès contrôlés. Elle s’adresse aux clients, aux personnes de confiance invitées, aux personnes déclarantes et aux autres personnes concernées.
Nous traitons uniquement les données nécessaires à la finalité concernée ou fournies volontairement. Une sécurité absolue ne peut être promise.
3. Données nécessaires au service
Il s’agit notamment des données de compte et d’identité, des coordonnées, de l’adresse et de la commune, des données ICE et des personnes de confiance ainsi que des informations choisies pour le profil de prévoyance.
Selon l’utilisation, des références concernant l’emploi et les assurances sociales, les assurances, les banques et prestataires, le logement, les télécommunications et abonnements, la mobilité et les affiliations, les comptes numériques, les animaux et les documents juridiques peuvent être traitées.
4. Informations facultatives et données sensibles
Les souhaits funéraires, les informations religieuses ou spirituelles et les informations sensibles comparables sont facultatifs et liés à une finalité. Un champ facultatif laissé vide n’empêche pas l’utilisation de base.
EXITA ne conserve jamais intentionnellement les mots de passe de comptes bancaires, de messagerie, de plateformes ou d’autres services tiers. Ces mots de passe ne doivent être ni téléversés ni saisis dans des champs libres.
5. Documents et preuves de décès
Les documents téléversés, les références et les certificats de décès sont traités pour la finalité de prévoyance ou de vérification choisie par l’utilisateur. Les documents du coffre privé sont conservés sous forme chiffrée et délivrés via des accès contrôlés.
Le téléversement seul ne confirme ni l’authenticité ni les effets juridiques d’un document. Les justificatifs suspects ou insuffisants peuvent être bloqués et examinés manuellement.
6. Finalités du traitement
Nous traitons les données pour l’ouverture du compte et l’authentification, le profil de prévoyance et Readiness, les invitations ICE, les rappels, le coffre documentaire, la vérification d’un décès, le pilotage des workflows, les rapports de dossier et l’assistance.
Les autres finalités nécessaires comprennent la sécurité, la prévention des abus et de la fraude, l’analyse des erreurs, l’audit et la preuve, ainsi que les obligations contractuelles, comptables et légales.
7. Données de sécurité, d’authentification et d’audit
EXITA traite les événements techniques de sécurité, le statut d’authentification, les caractéristiques réseau abrégées ou pseudonymisées, les décisions d’autorisation, les preuves de consentement et de version ainsi que les événements de dossier consignés de manière à fortement limiter leur altération.
Ce traitement nécessaire ne peut pas être désactivé pendant l’utilisation au moyen d’une préférence d’analyse facultative. Il est distinct de l’analyse produit et du marketing.
8. Amélioration facultative du produit
L’analyse produit interne facultative est désactivée par défaut. Elle n’est activée pour un utilisateur que si celui-ci active expressément «Autoriser l’amélioration anonyme du produit», et peut être désactivée à tout moment.
Lorsque ce réglage est désactivé, EXITA ne conserve aucun événement facultatif d’analyse produit pour cet utilisateur. Les événements nécessaires de sécurité et d’audit ne sont pas concernés. Le marketing est désactivé par défaut.
10. Informations sur les personnes de confiance ICE
Un client peut indiquer les coordonnées d’une personne de confiance afin qu’EXITA lui adresse une invitation et gère les droits expressément accordés. La personne invitée reçoit des informations sur la finalité, la personne invitante et ses choix.
Les personnes ICE peuvent demander une rectification ou refuser une invitation. Leurs données ne sont pas utilisées à des fins publicitaires.
11. Données de paiement
Tant qu’aucun prestataire de paiement n’est autorisé, EXITA ne traite aucun paiement réel par carte. Lors d’une activation ultérieure, le produit, le montant, la devise, le statut du paiement et les références comptables nécessaires seront traités.
Un service de paiement activé et les destinataires ou transferts à l’étranger qui y sont liés sont identifiés concrètement avant l’activation dans une politique de confidentialité versionnée.
12. Destinataires et sous-traitants
Les données personnelles sont communiquées uniquement aux prestataires effectivement configurés, aux personnes expressément autorisées ou aux destinataires d’une procédure administrative approuvée. Les autorisations et la finalité en limitent l’étendue.
L’environnement de production est configuré chez Hosttime. Le rôle contractuel précis, les sous-traitants ultérieurs et les lieux de stockage seront vérifiés définitivement avant le lancement et indiqués de façon transparente dans la version approuvée. Les intégrations Stripe, Cloudflare, Microsoft, API ou d’automatisation inactives ne sont pas présentées comme des destinataires actifs.
13. Communications à l’étranger
Pour la V1 actuellement préparée, aucun transfert supplémentaire vers un pays tiers par une analyse publicitaire ou comportementale n’est prévu. Nous ne promettons toutefois pas de manière générale que les données seront toujours traitées exclusivement en Suisse.
Si un futur service activé nécessite une communication à l’étranger, nous examinerons et documenterons le pays destinataire, la base et les mesures de protection appropriées et mettrons cette politique à jour avant l’activation.
14. Conservation et suppression
Les données sont conservées uniquement aussi longtemps que nécessaire à la finalité, au contrat, à la sécurité, à la preuve et aux obligations légales. La durée dépend de la catégorie de données, du statut du compte et d’un éventuel dossier de décès actif; nous n’inventons aucun délai contraignant général.
Les demandes de suppression peuvent être limitées ou différées si une conservation obligatoire, un dossier de décès actif ou des obligations de preuve et d’audit s’y opposent. Les données supprimées peuvent demeurer temporairement dans des sauvegardes protégées jusqu’à leur rotation planifiée.
15. Droits des personnes concernées
Sous les conditions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès, la rectification, la suppression et, lorsque cela s’applique, la remise ou le transfert de données. Elles peuvent s’opposer à un traitement dans les cas prévus par la loi.
Un consentement à un traitement facultatif peut être retiré à tout moment pour l’avenir. Le centre de confidentialité permet des demandes d’export, de préférence et de suppression; l’identité et l’autorisation peuvent être vérifiées avant la communication.
16. Processus automatisés
EXITA utilise l’automatisation pour le calcul Readiness, le routage, les rappels, le traitement de la file et l’attribution de statuts. Il n’en résulte aucune décision juridique automatisée concernant la succession, les avoirs bancaires ou la validité d’un décès.
Les exécutions critiques en cas de décès demeurent soumises à vérification, autorisation et approbation. Les étapes qui ne peuvent être résolues de manière sûre sont soumises à un examen manuel contrôlé.
17. Sécurité de l’information
Selon le type de données, EXITA utilise le chiffrement, les contrôles d’accès, le stockage privé de documents, l’authentification à deux facteurs et renforcée, la minimisation des données, l’audit et la surveillance opérationnelle.
Aucun système n’est absolument sûr. Nous examinons les mesures de protection selon les risques et limitons les accès aux rôles et finalités nécessaires.
18. Violations de la sécurité des données
Les incidents de sécurité sont évalués, limités et documentés. Panthea remplit les obligations légales de notification et d’information applicables envers les autorités et les personnes concernées.
19. Assistance et correspondance
Les messages de contact et d’assistance sont traités pour répondre aux demandes, prévenir les abus et prouver la communication. Merci de ne pas transmettre de certificats de décès, de mots de passe ou de données de santé inutiles via le formulaire public de contact.
20. Modifications et version
Cette politique est adaptée lorsque les finalités, destinataires, intégrations ou exigences légales changent de manière substantielle. Les changements essentiels sont communiqués de façon transparente; les consentements nécessaires sont recueillis avant le nouveau traitement.
Version 1.2. État de la recherche: 26 septembre 2026. La revue par un conseil juridique externe et la date d’entrée en vigueur restent en attente.