1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Datenbearbeitung ist Panthea Group AG, Industriestrasse 28, 9100 Herisau, Schweiz.
Vorgesehene Datenschutzadresse: privacy@exita.ch. Dieser Mailkanal wird vor dem Produktionsstart technisch verifiziert; bis dahin steht das Kontaktformular zur Verfügung.
2. Grundsatz und Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie EXITA Personendaten im Rahmen der digitalen Vorsorge, der ICE-Funktion und kontrollierter Todesfallprozesse bearbeitet. Sie richtet sich an Kunden, eingeladene Vertrauenspersonen, meldende Personen und weitere Betroffene.
Wir bearbeiten nur Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich oder freiwillig bereitgestellt sind. Absolute Sicherheit kann nicht versprochen werden.
3. Für den Dienst notwendige Daten
Dazu gehören Konto- und Identitätsangaben, Kontaktangaben, Adresse und Gemeinde, ICE- und Vertrauenspersonendaten sowie die für das Vorsorgeprofil gewählten Angaben.
Je nach Nutzung können Referenzen zu Beschäftigung und Sozialversicherung, Versicherungen, Banken und Providern, Wohnen, Telekommunikation und Abonnements, Mobilität und Mitgliedschaften, digitalen Konten, Haustieren sowie rechtlichen Dokumenten bearbeitet werden.
4. Freiwillige und besonders schützenswerte Angaben
Bestattungswünsche, religiöse oder spirituelle Angaben und vergleichbare sensible Informationen sind freiwillig und zweckgebunden. Ein leer gelassenes optionales Feld verhindert die Basisnutzung nicht.
EXITA speichert niemals absichtlich Passwörter zu Bank-, E-Mail-, Plattform- oder sonstigen Drittkonten. Solche Passwörter dürfen nicht hochgeladen oder in Freitext eingegeben werden.
5. Dokumente und Todesnachweise
Hochgeladene Dokumente, Referenzen und Todesbescheinigungen werden für den vom Nutzer gewählten Vorsorge- oder Verifikationszweck bearbeitet. Dokumente im privaten Tresor werden verschlüsselt gespeichert und über kontrollierte Zugriffe ausgeliefert.
Der Upload allein bestätigt weder Echtheit noch rechtliche Wirkung eines Dokuments. Verdächtige oder unzureichende Nachweise können gesperrt und manuell geprüft werden.
6. Bearbeitungszwecke
Wir bearbeiten Daten für Kontoeröffnung und Authentisierung, Vorsorgeprofil und Readiness, ICE-Einladungen, Erinnerungen, Dokumententresor, Todesfallprüfung, Workflow-Steuerung, Fallberichte und Support.
Weitere notwendige Zwecke sind Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention, Fehleranalyse, Audit und Nachweisführung sowie vertragliche, buchhalterische und gesetzliche Pflichten.
7. Sicherheits-, Authentisierungs- und Auditdaten
EXITA verarbeitet technische Sicherheitsereignisse, Authentisierungsstatus, gekürzte oder pseudonymisierte Netzwerkmerkmale, Berechtigungsentscheide, Einwilligungs- und Versionsnachweise sowie unveränderungsnah protokollierte Fallereignisse.
Diese notwendige Bearbeitung kann während der Nutzung nicht über eine optionale Analysepräferenz abgeschaltet werden. Sie ist von Produktanalytik und Marketing getrennt.
8. Optionale Produktverbesserung
Optionale First-Party-Produktanalytik ist standardmässig ausgeschaltet. Sie wird für einen Nutzer nur aktiviert, wenn dieser «Anonyme Produktverbesserung erlauben» ausdrücklich einschaltet, und kann jederzeit wieder ausgeschaltet werden.
Ist die Einstellung aus, speichert EXITA für diesen Nutzer keine optionalen Produktanalyse-Ereignisse. Notwendige Sicherheits- und Auditereignisse bleiben davon unberührt. Marketing ist standardmässig ausgeschaltet.
10. Angaben zu ICE-Vertrauenspersonen
Ein Kunde kann Kontaktdaten einer Vertrauensperson angeben, damit EXITA eine Einladung übermittelt und die ausdrücklich erteilten Rechte verwaltet. Die eingeladene Person erhält Informationen über Zweck, einladende Person und ihre Wahlmöglichkeiten.
ICE-Personen können Berichtigung verlangen oder eine Einladung ablehnen. Ihre Daten werden nicht für Werbung verwendet.
11. Zahlungsdaten
Solange kein Zahlungsprozessor freigegeben ist, verarbeitet EXITA keine reale Kartenzahlung. Bei einer späteren Aktivierung werden Produkt, Betrag, Währung, Zahlungsstatus und notwendige Buchhaltungsreferenzen bearbeitet.
Ein aktivierter Zahlungsdienst und damit verbundene Empfänger oder Auslandtransfers werden vor der Aktivierung in einer versionierten Datenschutzerklärung konkret ausgewiesen.
12. Empfänger und Auftragsbearbeiter
Personendaten werden nur an tatsächlich konfigurierte Dienstleister, ausdrücklich berechtigte Personen oder Empfänger eines freigegebenen administrativen Vorgangs weitergegeben. Berechtigungen und Zweck begrenzen den Umfang.
Die Produktionsumgebung ist bei Hosttime konfiguriert. Die konkrete vertragliche Rolle, Unterauftragnehmer und Speicherorte werden vor Go-live abschliessend verifiziert und in der freigegebenen Fassung transparent bezeichnet. Inaktive Stripe-, Cloudflare-, Microsoft-, API- oder Automationsintegrationen werden nicht als aktive Empfänger dargestellt.
13. Auslandbekanntgaben
Für die derzeit vorbereitete V1 sind keine zusätzlichen Drittlandtransfers durch Werbe- oder Verhaltensanalyse vorgesehen. Wir versprechen jedoch nicht pauschal, dass Daten dauerhaft ausschliesslich in der Schweiz bearbeitet werden.
Falls ein künftiger aktivierter Dienst eine Auslandbekanntgabe erfordert, prüfen und dokumentieren wir Empfängerland, Grundlage und geeignete Schutzmassnahmen und aktualisieren diese Erklärung vor der Aktivierung.
14. Aufbewahrung und Löschung
Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für Zweck, Vertrag, Sicherheit, Nachweisführung und gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Die Dauer hängt von Datenkategorie, Kontostatus und einem möglichen aktiven Todesfall ab; wir erfinden keine pauschalen verbindlichen Fristen.
Löschanträge können eingeschränkt oder aufgeschoben werden, wenn zwingende Aufbewahrung, ein aktiver Todesfall oder Beweis- und Auditpflichten entgegenstehen. Gelöschte Daten können bis zur planmässigen Rotation vorübergehend in geschützten Backups verbleiben.
15. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung und – soweit anwendbar – Datenherausgabe oder -übertragung verlangen. Sie können einer Bearbeitung widersprechen, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist.
Eine Einwilligung für optionale Bearbeitungen kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Das Privacy Center ermöglicht Export-, Präferenz- und Löschanfragen; Identität und Berechtigung können vor der Auskunft geprüft werden.
16. Automatisierte Abläufe
EXITA nutzt Automatisierung für Readiness-Berechnung, Routing, Erinnerungen, Queue-Verarbeitung und Statuszuordnung. Daraus entsteht keine automatisierte rechtliche Entscheidung über Erbschaft, Bankvermögen oder die Gültigkeit eines Todesfalls.
Kritische Todesfallausführungen bleiben verifikations-, berechtigungs- und freigabegesteuert. Nicht sicher lösbare Schritte gehen in eine kontrollierte manuelle Prüfung.
17. Informationssicherheit
EXITA setzt je nach Datenart Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, private Dokumentablage, Zwei-Faktor- und Step-up-Authentisierung, Datenminimierung, Auditierung und Betriebsüberwachung ein.
Kein System ist absolut sicher. Wir überprüfen Schutzmassnahmen risikobasiert und beschränken Zugriff auf erforderliche Rollen und Zwecke.
18. Verletzungen der Datensicherheit
Sicherheitsvorfälle werden bewertet, begrenzt und dokumentiert. Panthea erfüllt die jeweils anwendbaren gesetzlichen Melde- und Informationspflichten gegenüber Behörden und betroffenen Personen.
19. Support und Korrespondenz
Kontakt- und Supportnachrichten werden bearbeitet, um Anfragen zu beantworten, Missbrauch zu verhindern und die Kommunikation nachzuweisen. Bitte übermitteln Sie über das öffentliche Kontaktformular keine Todesbescheinigungen, Passwörter oder unnötigen Gesundheitsdaten.
20. Änderungen und Version
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Bearbeitungszwecke, Empfänger, Integrationen oder gesetzliche Anforderungen wesentlich ändern. Wesentliche Änderungen werden transparent kommuniziert; notwendige Einwilligungen werden vor der neuen Bearbeitung eingeholt.
Version 1.2. Forschungsstand: 26. September 2026. Externe Counsel Review und ein Inkrafttretensdatum stehen aus.